The-K 매거진- 지상 강의
업무의 효율을 높이는
‘스마트 워크’ 노하우
비대면 재택근무는 단순히 일하는 장소의 변화만이 아닌 일 하는 방식의 변화를 의미한다. 실제로 불필요한 회의·보고 등이 줄어들어 업무에 집중하게 돼 일의 효율성을 가져왔으며, 출퇴근 부담의 경감, 경력 단절 예방 등의 긍정적인 효과를 가져오고 있다. 그러나 재택근무는 업무 시간과 출퇴근 시간의 경계 모호 등의 어려운 점도 있다. 따라서 효율적인 재택근무를 위한 나만의 ‘스마트 워크 노하우’를 찾아 새로운 시대의 변화된 업무 환경에 발 빠르게 적응할 수 있는 스마트 워커로 나아갈 필요가 있다.
- 글. 이민영(현대경제연구원 전문교수)
재택근무를 위한 전용 공간을 확보하라
스마트 워크 관점에서 혹은 팬데믹이나, 유능한 인재의 영입을 위해서라도 업무 환경에서의 재택근무는 필수적인 근무 형태가 될 것이다. 시대가 변화됨에 따라 집안의 인테리어나 가구, 가전제품의 구성이 달라지듯 우리 가정의 모습도 달라지고 있다. 얼마 전까지만 해도 집안에서 가족이 공용으로 사용하던 컴퓨터를 이제는 가족 개개인이 소유하게 되었다. 따라서 효율적인 재택을 위해서 가장 우선시 되어야 하는 것은 개인용 PC와 함께 ‘독립된 공간’이다.
지금 당장 학령기 자녀가 셋이라고 가정해 본다면, 온라인 수업을 위해 개인용 PC 3대와 개인 공간 3곳이 필요하다. 그런데 맞벌이를 하는 엄마, 아빠가 동시에 재택근무를 한다면 개인용 PC 5대와 개인 공간 5곳이 필요하다는 의미다. 따라서 주택 전문가들은 개인 공간의 필요성 때문에 전철역 주변의 도심보다 외곽의 넓은 집이 선호될 것이라고 예측하기도 한다.
해외 사례를 살펴보면, 자신의 집 정원에 ‘인스턴트 오피스’를 마련한다거나 주택의 규모가 상대적으로 작을 경우 칸막이를 사용한 독서실 같은 개인 공간을 마련할 수 있는 개인 공간 제품들이 판매되고 있다. 해외의 어느 기업은 재택근무를 위한 시설 마련을 위해 비용을 지원해 주기도 했다. 이처럼 당장 이사를 한다거나 인스턴트 오피스를 마련하기는 어렵겠지만, 스마트 워크 관점에서 재택근무가 확대되고 있는 이 시점에 재택근무를 위한 공간을 마련할 필요가 있다.
재택을 위한 공간은 하루 이틀 사용될 임시 장소로 생각하기보다 노트북 1대가 상시로 자리를 차지하고 있어도 될만한 공간으로 마련해 두도록 하자. 만약 집안에서의 공간이 가능하지 않다면, 집 주변에서 장소를 빌릴만한 몇 군데를 체크해 두는 것도 방법이다. 최근에는 시간제로 공간을 임대해주는 곳도 많이 늘고 있다.
근무 형태에 맞는 업무 계획이 필요하다
재택근무를 하게 되면 업무의 형태도 당연히 달라져야 한다. 특히 동료들과 논의가 필요한 업무일 경우 제한이 있을 수밖에 없다. 따라서 업무의 형태는 근무의 형태에 맞게 일을 구분하여 업무 계획을 세울 필요가 있는데, 좋은 예는 재택형 업무와 사무실형 업무로 구분하는 것이다.
독립적으로 수행이 가능한 업무 또는 창의력이 요구되어 집중을 필요로 하는 재택형 업무 혹은 협의나 긴급한 조정이 필요하여 직접적인 소통을 해야 하는 사무실형 업무로 구분하여 업무를 계획적으로 수행하는 것을 추천한다.
그러면 업무를 더욱 효율적으로 수행할 수 있게 된다. 동료 간에 만날 수 있는 날이 제한적이므로 계획된 회의, 정해진 시간만큼 준비된 회의가 이루어질 수 있다. 업무 수행 마감일을 정확하게 세우고, 중간보고 일자를 서로가 협의하여 제한된 업무 형태 안에서 철저하게 수행된다면, 업무에 더욱 집중하게 되어 효율이 오를 것이다. 업무에 효율이 오르면 일을 빨리 마칠 수 있게 되고, 동시에 워라밸(work and life balance, 일과 삶의 균형) 실현도 가능해질 것이다.
신뢰를 바탕으로 스마트 워크 문화를 만들어가자
재택근무로 인해 업무의 형태가 언택트로 이루어지게 되면, 보다 명확한 업무 지시와 피드백이 요구되며 많은 업무가 문자화될 수밖에 없다. 말로 주고받는 것보다 문자로 주고받을 때, 글 속의 ‘건조함’으로 마음에 상처가 되곤 한다. 얼굴을 자주 보게 되면, 오해도 풀어지게 되지만 재택이 길어진다면 어려운 상황에 놓일 수도 있다. 이럴수록 동료 간의 신뢰가 아주 중요하다.
그러나 얼굴을 봐야 소통이 되고, 협업이 된다는 생각은 바뀔 필요가 있다. 서로 간의 신뢰를 바탕으로 업무에 임하도록 하자. 미국 최대의 인터넷 종합 쇼핑몰인 ‘아마존’ 은 일주일에 딱 한 번, 1~2시간 미팅을 통해 본인이 어떤 일을 수행 중인지를 공유한 후, 모두가 각자의 자리에서 각자의 방식대로 업무를 수행한다고 한다.
이는 철저한 계획과 서로의 신뢰 속에서 만들어진 기업 문화다. 이제 우리도 이러한 선진화된 스마트 워크 문화를 만들어나갈 때다. 